Listopad 30, 2017

Produkty i usługi

Najczęściej w przedsiębiorstwach mamy do czynienia z systemami obsługi biznesu. System mający funkcje F-K, Ewidencji Materiałowej, Ewidencji Środków Trwałych, Magazynowej i Sprzedaży, Płac i Kadr może być instalowany jako „zintegrowany”, lub poszczególne funkcje instalowane mogą być niezależnie.
Nie ma to jednak większego znaczenia dla naszych rozważań.

Sama platforma, na której te systemy są zainstalowane, również nie jest najistotniejsza. Ważne, że każdy z tych systemów korzysta z bazy danych. Wymiana informacji między systemami odbywa się często ręcznie, a w najlepszym wypadku przez okresowe (czasem raz na miesiąc) przesyłanie plików. Scalenie informacji z różnych systemów, teoretycznie możliwe – to odrębne przedsięwzięcie, na które często nie starcza czasu lub pieniędzy.

Z punktu widzenia działania głównych operacji przedsiębiorstwa: magazynu, działu księgowości, kadr i płac oraz obowiązków przedsiębiorstwa wobec państwa (obowiązkowe sprawozdania z każdego systemu są najczęściej standardem) jest to sytuacja całkowicie wystarczająca.

Istnieje jednak prawie zawsze, z dużym prawdopodobieństwem, również w Twoim przedsiębiorstwie, potrzeba raportów w Excelu oraz procesów stworzenia specjalnej dla celów raportowania lub analiz bazy danych, zwanej hurtownią. Często taka potrzeba występuje również wtedy, gdy w firmie istnieje centralna hurtownia danych.

Część specjalistów merytorycznych prowadzi analizy w Excelu i gromadzi dane w bazach danych własnym sumptem. Dlaczego?

Wdrożenie systemu raportującego

Kierownictwo przedsiębiorstwa jest coraz bardziej zniecierpliwione złą jakością informacji i małą elastycznością zainstalowanego oprogramowania na potrzeby nowych raportów. Trzeba bowiem często łączyć informacje z wielu systemów (funkcji), zamawiać dodatkowe raporty. Kojarzenie informacji z różnych modułów na jednym raporcie wykonuje się przez ręczne wprowadzenie danych źródłowych do Excela.

W tej sytuacji, głównie z tego powodu, kierownictwo podejmuje decyzję o wdrożeniu systemu raportującego. Oznacza to znaczne koszty, ale przede wszystkim długi okres wdrożenia (średnio 2 lata).

Po tym długim okresie, dokonaniu znacznych wysiłków organizacyjnych i wydaniu dużych pieniędzy, kierownictwo uzyskuje uzgodnione raporty, które szybko się dezaktualizują. Wracamy stopniowo
dla kolejnych raportów do poprawianiu ich w Excelu.

Rozczarowanie uzyskanym wynikiem

Kierownictwo zgłasza potrzeby nowych raportów. Liczy na elastyczność systemu zintegrowanego i obiecuje sobie wiele po łączeniu danych z różnych modułów systemu.

Okazuje się jednak, że to jest nowe, odrębne przedsięwzięcie. Występują nowe trudności. Ze względu na tajemnicę handlową dostawcy systemu niechętnie ujawniają strukturę bazy danych systemu. Ze względów bezpieczeństwa (gwarancja) dostęp do bazy danych jest ściśle reglamentowany i nie można tworzyć swobodnie raportów, kostek
do analiz wymiarowych, relacji ad hoc między tabelami z różnych modułów dla celów kompleksowej analizy biznesowej.

Każda potrzeba tego typu to długie negocjacje z dostawcą systemu, oferty frustrujące swoją ceną i czas oczekiwania. Wracamy więc do starych sprawdzonych sposobów: Zapisywanie na dysku standardowych wydruków lub uzyskiwanie tych raportów w formacie skoroszytów Excela i dalsza ich ręczna obróbka.